Obvezno elektronsko vlaganje zahtevkov za refundacije nadomestil plač s 1. 1. 2023

Sporočilo za javnost

Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije postopoma uvaja obvezno elektronsko vlaganje zahtevkov za povračilo izplačanega nadomestila plače prek informacijskega sistema SPOT oziroma vmesnika eNDM za poslovne subjekte, ki so vpisani v Poslovni register Slovenije. Vlaganje eZahtevkov je omogočeno že od leta 2017, obvezno pa bo na podlagi novele Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja postalo s 1. januarjem 2023.

Obvezno vlaganje eZahtevkov predstavlja nadgradnjo uvedbe elektronskega bolniškega lista, ki ga poslovni subjekti obvezno prevzemajo preko portala SPOT že od februarja 2020 dalje.
Vlaganje eZahtevkov za poslovne subjekte prinaša prihranke pri času in sredstvih, hkrati pa vpliva na čas obdelave zahtevkov in nakazil refundacije nadomestil plač na ZZZS, saj se pri vlaganju eZahtevkov izognemo ročnemu vnosu vhodnih podatkov in možnim napakam in ohranjamo sprejemljive roke za nakazilo refundacij kljub povečevanju števila zahtevkov in obračunov v zadnjih letih (od leta 2007 se je število obračunov za refundacijo nadomestil plač na ZZZS povečalo za skoraj 100 %).

Vlaganje eZahtevkov prek sistema SPOT prinaša še druge prednosti:

  • omogoča elektronski vnos zahtevka in pripadajočih obračunov prek elektronskega obrazca na portalu SPOT. S tem se manjšim poslovnim subjektom, ki za obračun plač in nadomestil uporabljajo preprostejše informacijske rešitve, omogoči sodobna elektronska pot komunikacije z ZZZS;
  • omogoča uvoz podatkov za zahtevek in obračun iz izvornih računovodskih aplikacij preko spletnega vmesnika. Vmesnik je zelo koristen za velike delodajalce, saj ni potreben večkratni ročni vnos podatkov;
  • s pomočjo avtomatskih kontrol se zmanjša možnost napak pri vnosu podatkov, saj se omogoča preverjanje vnesenih podatkov obračuna še pred oddajo zahtevka in izvedbo informativnega izračuna nadomestila plač za posamezen obračun;
  • omogoča pregledovanje vloženih zahtevkov na način, da lahko poslovni subjekt kadarkoli preveri, kakšen je status posameznega zahtevka in kateri obračuni znotraj zahtevka so bili odobreni. Omogočen je vpogled tudi v priznane refundacije v preteklih obdobjih (tudi pred prehodom na elektronsko vlaganje zahtevkov).

ZZZS ugotavlja, da se število poslovnih subjektov, ki so se odločili za vlaganje eZahtevkov povečuje, vendar številni zahtevke še vedno vlagajo ročno, med te spadajo tudi večji poslovni subjekti. ZZZS je v letu 2020 v fizični obliki prejel 184.611 zahtevkov poslovnih subjektov (od skupaj vloženih 329.242 zahtevkov) za 647.585.782 obračunov od skupaj 961.837 obračunov (na enem zahtevku je lahko več obračunov, za več različnih delavcev).

Obvezno vlaganje eZahtevkov za poslovne subjekte, ki so vpisani v poslovni register Slovenije, bo dokončno uvedeno s 1. januarjem 2023. Gre za skrajni rok za vključitev v sistem SPOT, do katerega  morajo biti vsi poslovni subjekti že vključeni v oddajanje eZahtevkov.

Po 1. januarju 2023 bodo zahtevke za refundacijo v papirni obliki lahko vlagali le delodajalci, ki so fizične osebe, in sicer za delavce, ki so zavarovani z zavarovalno podlago 016 (za gospodinjske pomočnice, osebne tajnice, delavce na kmetiji in podobno).

Poslovnim subjektom, ki zahtevke za refundacijo nadomestila plače še vedno oddajajo ročno, priporočamo, da se pripravijo na elektronsko obdelavo in oddajo zahtevka. Svetujemo, da proučijo možnosti, ki jim bodo za oddajo eZahtevkov najbolj ustrezale:

1. Oddaja eZahtevkov prek programa za plače

Če se bo poslovni subjekt odločil, da mu pogodbena programska hiša implementira vmesnik za pripravo eZahtevkov (modul eNDM v okviru vmesnika eBOL in eNDM), bo v lastnem programu za obračun plač pripravljal elektronske zahtevke za refundacijo nadomestil in jih preko vmesnika posredoval na ZZZS. Vmesnik eBOL in eNDM skupaj z ZZZS zagotavlja Ministrstvo za javno upravo. Informacije o pogojih uporabe so na voljo na povezavi:  Vmesnik eBOL in eNDM. Prednost uporabe vmesnika je predvsem v tem, da poslovni subjekt zahtevek pripravi v okviru programa za plače in se nato avtomatsko posreduje prek vmesnika na ZZZS.

2. Oddaja eZahtevkov prek vmesnika eBOL in eNDM  s strani računovodskega servisa

Poslovni subjekt, ki bo pripravo in oddajo eZahtevka prepustili računovodskemu servisu, ki ima program, ki omogoča povezavo do vmesnika eBOL in eNDM, mora računovodski servis za to pooblastiti. Obrazec pooblastila za delo preko vmesnika eBOL in eNDM je na voljo na povezavi:  Pooblastilo za procesna dejanja prek vmesnika eBOL in eNDM. Izpolnjen in podpisan obrazec pooblastila je potrebno posredovati na najbližjo točko SPOT ali pa pooblastilo urediti elektronsko prek portala SPOT, vendar mora imeti v tem primeru zakoniti zastopnik digitalno potrdilo.

3. Oddaja e-zahtevkov prek portala SPOT

V primeru, da se bo poslovni subjekt odločil za vlaganje eZahtevkov neposredno prek portala SPOT, potrebuje:

Najkasneje konec leta 2022 morajo vsi poslovni subjekti pričeti z vlaganjem eZahtevkov preko vmesnika eNDM ali neposredno preko portala SPOT, zato poslovne subjekte in njihove računovodske servise prosimo, da pravočasno pričnejo z aktivnostmi za pričetek vlaganja eZahtevkov.

Za dodatna pojasnila se lahko obrnete na: